Bien que la sauvegarde informatique pour une entreprise ne soit pas à proprement parler définie par la loi, l’archivage des données est une obligation légale. Si pour une raison quelconque, les données se perdent son responsable peut faire l’objet de poursuites pénales et son entreprise subira des dommages préjudiciables. Il est donc indispensable de les sauvegarder d’une manière ou d’une autre afin de se prémunir de ce type de risque.
Il convient donc de mettre en place un plan de sauvegarde des données. Pour ce faire, il faut d’abord bien identifier les données qu’il faut archiver et protéger, faire le point sur les obligations légales de leur conservation décider de la fréquence des sauvegardes etc.
Voici une liste non exhaustive des sanctions que risque le responsable :
- Pour les données concernant la fiscalité : vous risquez une majoration allant de 10 à 40% selon l’article 1728 du code général des impôts.
- Dans le cas d’un contrôle fiscal, le non accès aux documents par les agents des impôts est sanctionné par une amende de 25 000 euros doublée de 6 mois de prison en cas de récidive.
- La sauvegarde des données personnelles est soumise à une obligation de sécurité qui doit être garantie par le chef d’entreprise. Si cette obligation n’est pas respectée, l’amende peut atteindre 300 000 euros et être accompagnée de 5 ans de prison.
- Une amende de 150 euros est prévue si le chef d’entreprise ne peut produire les documents dans le respect des délais impartis.
La durée de conservation varie en fonction de la nature des documents :
Une durée de 3 à 5 ans est requise pour :
- Les documents concernant les douanes.
- Certains documents concernant le personnel : bulletins de paye, cartes de pointage, doubles des certificats de travail, soldes de tout compte, récapitulatif de charges sociales, etc.
Une durée de 10 ans est requise pour :
- Les documents commerciaux : contrats commerciaux, commandes clients, commandes fournisseurs, dossiers clients, correspondance commerciale etc.
- Les documents comptables : livre comptable, bilans, comptes de résultats, comptes et journaux auxiliaires, inventaire, grand livre comptable etc.
- Les pièces comptables : contrats d’acquisition et de cession, factures clients et fournisseurs, bons de commande, justificatif de TVA etc.
- Les documents bancaires : ordres de virement, relevés trimestriels, avis de débit et de crédit etc.
Une durée de 30 ans est requise pour :
- Les documents sociaux : registre des titres nominatifs, comptes sociaux, comptes d’exploitation, Procès verbaux des délibérations du Conseil d’administration, rapports des commissaires aux comptes etc.
- Les fiches individuelles de répartition de la participation et de l’intéressement.
Une durée illimitée est requise pour les dossiers d’accidents du travail ou de maladie professionnelle donnant cours à une réparation.
À la vue de ces durées plus ou moins grandes, le choix de la solution de sauvegarde informatique doit être fait en fonction de sa capacité de stockage et de sa durée de vie.
Mais attention ! Le chef d’entreprise ne peut pas tout sauvegarder sans en informer ses salariés, comme la CNIL le prévoit dans un document sur la cyber surveillance sur le lieu de travail. Ainsi, le gérant doit informer ses salariés sur :
- Les zones sauvegardées ;
- La durée de conservation des sauvegardes ;
- Les personnes ayant accès aux sauvegardes.